Stroomstoring

Introductie
Fase 1 · Eerste respons
Fase 1 · Eerste respons
Fase 1 · Eerste respons
Fase 2 · Impact en continuïteit
Fase 2 · Impact en continuïteit
Fase 2 · Impact en continuïteit
Fase 2 · Impact en continuïteit
Fase 2 · Impact en continuïteit
Fase 2 · Impact en continuïteit
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 3 · Prioriteren onder druk
Fase 4 · Langdurige verstoring
Fase 4 · Langdurige verstoring
Fase 4 · Langdurige verstoring
Fase 5 · Herstel en vooruitblik
Fase 5 · Herstel en vooruitblik
Fase 5 · Herstel en vooruitblik
Evaluatie en verbeterpunten
Evaluatie en verbeterpunten
Evaluatie en verbeterpunten

Welkom bij de crisisoefening

Tijdens deze oefening krijgt uw organisatie te maken met een onverwachte stroomstoring. U wordt geconfronteerd met nieuwe ontwikkelingen en moet op verschillende momenten beslissingen nemen.

Niet iedere keuze is zonder meer goed of fout. Het doel is om het risicobewustzijn binnen uw organisatie te vergroten en uw crisisbesluitvorming te versterken.

Instructies voor gebruik

De oefening kan individueel of in groepsverband worden uitgevoerd. Bij uitvoering in groepsverband is het belangrijk om de verschillende overwegingen gezamenlijk te bespreken en vast te leggen.

Doorloop de oefening vanuit het perspectief van uw eigen organisatie. Vertaal de informatie zoveel mogelijk naar kritieke voorzieningen waarvan uw bedrijfsvoering afhankelijk is.

START SCENARIO

09:17 · Dinsdagochtend

De werkdag is net begonnen wanneer de stroomvoorziening onverwacht uitvalt.

Verlichting en verschillende voorzieningen vallen direct uit. Enkele basisvoorzieningen blijven tijdelijk functioneren, maar het is niet duidelijk voor hoelang. De oorzaak, omvang en verwachte duur van de storing zijn onbekend.

Welke eerste actie geeft u de hoogste prioriteit?

De veiligheid van medewerkers en andere aanwezigen controleren.

De gevolgen voor kritieke activiteiten en voorzieningen vaststellen.

Verantwoordelijkheden verdelen en de eerste coördinatie organiseren.

Informatie verzamelen over de oorzaak en verwachte duur van de storing.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
Deze afweging kan lastig zijn, omdat de urgentie hoog is en meerdere acties vrijwel gelijktijdig aandacht vragen. De belangrijkste les in deze fase is daarom dat veiligheid, beeldvorming en coördinatie parallel op gang moeten komen.

Vertaling naar uw organisatie
Wie zou binnen uw organisatie op dit moment de coördinatie op zich nemen? Is ook duidelijk wie deze verantwoordelijkheid overneemt wanneer deze persoon niet beschikbaar is?

SCENARIO-UPDATE

09:45 · Storing houdt aan

De stroomstoring houdt aan en de meeste voorzieningen zijn inmiddels volledig uitgevallen.

Afhankelijk van de inrichting van uw organisatie kunnen ook toegangssystemen, telefonie, klimaatbeheersing, machines, beveiliging of andere faciliteiten worden geraakt.

Medewerkers vragen of zij hun werkzaamheden moeten voortzetten en bij wie zij zich moeten melden.

Welke eerste instructie geeft u aan uw medewerkers nu de storing aanhoudt?

Medewerkers instrueren hun eigen werkzaamheden voort te zetten zolang zij daarbij geen directe problemen ervaren.

Werkzaamheden tijdelijk onderbreken en leidinggevenden laten beoordelen welke activiteiten veilig kunnen doorgaan.

Per afdeling laten inventariseren en rapporteren welke kritieke processen zijn verstoord, en welke alternatieven beschikbaar zijn.

Medewerkers die hun werkzaamheden niet kunnen uitvoeren voorlopig naar huis sturen en beschikbaar laten blijven voor nadere instructies.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
Zelfstandige besluitvorming per afdeling kan leiden tot tegenstrijdige keuzes. Volledige stillegging van de werkzaamheden of het naar huis sturen van medewerkers is vaak te ingrijpend zolang de gevolgen nog niet zijn beoordeeld.

Breng daarom eerst in kaart welke kritieke processen en voorzieningen zijn geraakt en of er alternatieven beschikbaar zijn. Breng de uitkomsten samen en bepaal welke acties prioriteit krijgen.

Vertaling naar uw organisatie
Welke activiteiten, diensten of voorzieningen binnen uw organisatie moeten bij een langdurige stroomstoring zo lang mogelijk doorgaan of zo snel mogelijk worden hervat?

SCENARIO-UPDATE

10:35 · Informatie netbeheerder

De netbeheerder meldt dat sprake is van een regionale stroomstoring. Er is nog geen betrouwbare prognose voor het herstel.

Ook internet en mobiele communicatienetwerken worden instabiel. Berichten komen vertraagd aan en niet iedereen is telefonisch bereikbaar. Hierdoor wordt het steeds moeilijker om besluiten, instructies en updates tijdig bij de juiste mensen te krijgen.

Hoe organiseert u de communicatie en coördinatie zolang de storing voortduurt?

Leidinggevenden laten communiceren met hun eigen teams en belangrijke ontwikkelingen centraal laten terugmelden.

Eén centraal communicatiepunt inrichten en afspreken wanneer, via welke kanalen en door wie wordt gecommuniceerd.

De communicatie voorlopig beperken tot medewerkers die direct betrokken zijn bij kritieke werkzaamheden.

Eén centraal bericht versturen aan alle medewerkers en nieuwe instructies geven zodra meer duidelijkheid over de storing bestaat.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
Bij verminderde bereikbaarheid is het belangrijk om niet alleen te bepalen wat wordt gecommuniceerd, maar ook door wie, wanneer en via welk kanaal. Zonder centrale afstemming kunnen berichten elkaar tegenspreken of niet iedereen bereiken.

Zorg daarom voor één centrale kernboodschap, vaste momenten voor updates en duidelijke afspraken over alternatieve communicatiekanalen. Leidinggevenden kunnen de informatie vervolgens binnen hun eigen teams verspreiden.

Vertaling naar uw organisatie
Is binnen uw organisatie vastgelegd wie medewerkers informeert en welke alternatieve communicatiekanalen uw organisatie kan gebruiken wanneer internet en mobiele telefonie niet meer functioneren?

SCENARIO-UPDATE

11:10 · Een deadline nadert

Over 90 minuten staat een belangrijke levering, afspraak of dienstverlening gepland.

Door de stroomstoring is onzeker of uw organisatie deze verplichting volgens afspraak kan nakomen. Er is nog enige tijd, maar hoe langer een besluit wordt uitgesteld, hoe minder ruimte overblijft om maatregelen te treffen en betrokkenen tijdig te informeren.

Hoe gaat u om met deze naderende verplichting?

Contact opnemen met de betrokken partij om de verplichting uit voorzorg te verplaatsen naar een andere dag.

De bestaande planning aanhouden en pas ingrijpen wanneer duidelijk wordt dat de verplichting zeker niet kan worden nagekomen.

Onderzoeken of alsnog aan de verplichting kan worden voldaan en binnen 15 minuten een definitief besluit nemen over doorgang of uitstel.

De betrokken partij informeren over de stroomstoring en de onzekerheid met betrekking tot de verplichting.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
Direct uitstellen, annuleren of communiceren richting de klant kan onnodig ingrijpend zijn, terwijl wachten op nieuwe informatie het risico vergroot dat betrokkenen te laat worden geïnformeerd.

Onderzoek daarom direct welke alternatieven beschikbaar zijn en bepaal wanneer uiterlijk een besluit moet worden genomen. Informeer de betrokkenen tijdig over de situatie en de mogelijke gevolgen.

Vertaling naar uw organisatie
Welke belangrijke leveringen, afspraken of diensten vragen binnen uw organisatie om snelle besluitvorming? En wie is bevoegd om te beslissen over doorgaan, aanpassen of uitstellen?

SCENARIO-UPDATE

11:50 · Personele druk

Enkele belangrijke medewerkers geven aan zo snel mogelijk naar huis te willen.

Ze maken zich zorgen omdat hun woningen eveneens zijn geraakt door de stroomstoring en zij kunnen geen contact krijgen met hun thuisfront. Tegelijkertijd zijn hun kennis en bevoegdheden belangrijk voor het beheersen van de verstoring.

Hoe organiseert u de personele bezetting nu steeds meer medewerkers willen vertrekken?

Medewerkers instrueren voorlopig aanwezig te blijven, totdat duidelijk is welke werkzaamheden nog moeten worden uitgevoerd.

Leidinggevenden per afdeling laten bepalen welke medewerkers nodig zijn en wie naar huis kan vertrekken.

Vaststellen welke functies nog noodzakelijk zijn en voor deze werkzaamheden bezetting en eventuele vervanging organiseren.

Medewerkers die hun eigen werkzaamheden niet meer kunnen uitvoeren laten vertrekken, mits zij bereikbaar blijven.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
In deze situatie moeten het belang van de organisatie en de persoonlijke omstandigheden van medewerkers zorgvuldig tegen elkaar worden afgewogen. Medewerkers zomaar laten vertrekken kan leiden tot verlies van belangrijke kennis en bevoegdheden. Hen verplicht laten blijven houdt onvoldoende rekening met hun persoonlijke omstandigheden. Alleen vragen om bereikbaar te blijven is vaak onvoldoende wanneer taken niet zijn overgedragen.

Stem daarom af met de betrokken medewerkers over vertrek en bereikbaarheid en zorg dat kennis, bevoegdheden en lopende taken waar mogelijk worden overgedragen.

Vertaling naar uw organisatie
Is binnen uw organisatie duidelijk welke processen afhankelijk zijn van één of enkele sleutelpersonen? En zijn er afspraken over hoe hun afwezigheid tijdens een verstoring kan worden opgevangen?

SCENARIO-UPDATE

12:20 · Externe vragen

Uw organisatie heeft meerdere oproepen en e-mails ontvangen van klanten en opdrachtgevers.

Deze belanghebbenden stellen vragen over de stilstand van uw dienstverlening. Zij willen weten wat er aan de hand is en wanneer de dienstverlening weer wordt opgestart.

Hoe organiseert u de communicatie met klanten, opdrachtgevers en andere belanghebbenden?

Belangrijke belanghebbenden actief informeren over de storing, de gevolgen en het moment waarop een volgende update volgt.

Externe communicatie zolang mogelijk uitstellen totdat er meer duidelijkheid bestaat over de verwachte herstelduur.

Inkomende vragen centraal beantwoorden met één kernboodschap en communiceren zodra er relevante nieuwe informatie is.

Medewerkers hun eigen contacten laten informeren, zodat zij de boodschap kunnen afstemmen op iedere klant of opdrachtgever.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
Het is belangrijk om externe communicatie tijdig en gecoördineerd te organiseren. Alleen reageren op binnenkomende vragen kan in sommige situaties voldoende zijn, maar brengt het risico met zich mee dat belangrijke belanghebbenden pas laat worden geïnformeerd.

Geef daarom de voorkeur aan proactieve communicatie richting partijen die direct door de verstoring worden geraakt. Communiceer wat op dat moment bekend en nog onzeker is, welke gevolgen worden verwacht en wanneer een volgende update volgt.

Zorg daarnaast voor een eenduidige kernboodschap en centrale afstemming, zodat verschillende medewerkers of afdelingen geen tegenstrijdige informatie verstrekken.

Vertaling naar uw organisatie
Welke klanten, cliënten, opdrachtgevers of andere belanghebbenden moeten als eerste worden geïnformeerd wanneer uw dienstverlening wordt verstoord? Welke informatie hebben zij op dat moment nodig en wie is verantwoordelijk voor het vaststellen en verspreiden van de boodschap?

SCENARIO-UPDATE

14:30 · Nieuwe prognose

De netbeheerder meldt dat de stroomvoorziening naar verwachting pas de volgende dag volledig wordt hersteld.

De normale bedrijfsvoering kan vandaag niet volledig worden hervat en de meeste werkzaamheden liggen nog steeds stil. Er moet worden besloten welke activiteiten vandaag nog doorgaan, of medewerkers kunnen vertrekken en hoe de organisatie zich voorbereidt op de volgende ochtend.

Hoe organiseert u de rest van de dag en bereidt u de organisatie voor op de volgende ochtend?

De reguliere werkzaamheden voor vandaag beëindigen en medewerkers de volgende ochtend op het gebruikelijke tijdstip laten terugkomen.

Afdelingen laten bepalen welke werkzaamheden vandaag nog nodig zijn en welke voorbereidingen zij voor morgen kunnen treffen.

Niet-noodzakelijke werkzaamheden beëindigen en medewerkers instrueren naar huis te gaan, maar tijdens werktijd bereikbaar te blijven.

Medewerkers waar mogelijk inzetten voor herstelvoorbereidingen en duidelijke afspraken maken over vertrek, bereikbaarheid en hervatting van de bedrijfsvoering.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
Bij een langdurige verstoring moet worden besloten welke activiteiten worden voortgezet en welke tijdelijk worden stilgelegd. Tegelijkertijd kan al worden begonnen met de voorbereiding op het herstel en de hervatting van de bedrijfsvoering.

Voorkom dat medewerkers zonder duidelijke taak blijven afwachten. Zet beschikbare medewerkers in voor voorbereidende herstelwerkzaamheden, zoals het inventariseren van achterstanden en het bepalen van herstelprioriteiten. Maak daarnaast duidelijke afspraken over bezetting, bereikbaarheid en het moment waarop de situatie opnieuw wordt beoordeeld en medewerkers nieuwe instructies ontvangen.

Vertaling naar uw organisatie
Wie besluit binnen uw organisatie welke activiteiten worden stilgelegd en wanneer de situatie opnieuw wordt beoordeeld? Welke alternatieve werkzaamheden kunnen medewerkers uitvoeren om uw organisatie beter voor te bereiden op het herstel en de hervatting van de bedrijfsvoering?

SCENARIO-UPDATE

Dinsdag 08:15 · Storing verholpen

De netbeheerder meldt dat de stroomvoorziening is hersteld.

De situatie lijkt stabiel, maar niet alle systemen, installaties en voorzieningen functioneren direct zoals voor de storing. Medewerkers en belanghebbenden verwachten dat de normale bedrijfsvoering snel wordt hervat.

De stroomvoorziening is hersteld. Hoe organiseert u de hervatting van de bedrijfsvoering?

De werkzaamheden hervatten en belanghebbenden informeren dat de dienstverlening weer wordt opgestart.

Medewerkers laten terugkeren en de reguliere werkzaamheden hervatten zodra hun werkplek en systemen beschikbaar zijn.

Afdelingen afzonderlijk laten besluiten over het informeren van belanghebbenden en het hervatten van de werkzaamheden.

Bellanghebbenden informeren over de situatie, kritieke systemen en voorzieningen controleren en de bedrijfsvoering gecontroleerd en gefaseerd hervatten.

TERUGKOPPELING

Belangrijkste inzicht
Het herstel van de stroomvoorziening betekent niet automatisch dat de bedrijfsvoering direct veilig en volledig kan worden hervat. Systemen en kunnen beschadigd zijn of nog niet volledig functioneren. Ook kunnen gegevens of transacties ontbreken en kunnen beveiligings-, toegangs- of communicatiesystemen nog niet volledig beschikbaar zijn.

Controleer daarom eerst de kritieke systemen, voorzieningen en informatie. Bepaal vervolgens welke activiteiten als eerste kunnen worden hervat, welke medewerkers daarvoor nodig zijn en welke instructies zij ontvangen. Informeer klanten en andere belanghebbenden over de actuele situatie en eventuele beperkingen.

Hervat de bedrijfsvoering gecontroleerd en gefaseerd. Zo voorkomt u dat technische problemen, ontbrekende informatie of onduidelijke instructies tot nieuwe verstoringen leiden.

Vertaling naar uw organisatie
Wie coördineert binnen uw organisatie de herstelfase en bepaalt wanneer systemen en dienstverlening gefaseerd kunnen worden opgestart? Welke voorzieningen moeten worden gecontroleerd en functioneren voordat uw bedrijfsvoering kan worden hervat?

EINDE SCENARIO

De stroomvoorziening is hersteld en de belangrijkste werkzaamheden zijn hervat.

Daarmee zijn de gevolgen van de storing echter nog niet voorbij. Afspraken met klanten, leveranciers of andere belanghebbenden zijn mogelijk niet nagekomen, werkzaamheden hebben vertraging opgelopen en er zijn achterstanden ontstaan die moeten worden ingehaald. Daarnaast moet worden vastgesteld of alle systemen en voorzieningen zonder problemen of schade zijn opgestart.

Deze oefening ging uit van een stroomstoring van minder dan 24 uur. Kunt u zich voorstellen wat de impact zou zijn als de stroom meerdere dagen uitvalt?

Oefening afgerond

Deze oefening geeft inzicht in de crisisparaatheid en crisiscoördinatie binnen uw organisatie.

Daarnaast helpt de oefening om beter te begrijpen hoe een crisis zich kan ontwikkelen en welke uitdagingen daarbij kunnen ontstaan.

Gebruik onderstaande evaluatie om de belangrijkste inzichten en verbeterpunten vast te leggen.

Evaluatie

Blik terug op de oefening en gebruik onderstaande vragen om de belangrijkste inzichten en verbeterpunten te bepalen.

Afsluitende reflectievragen

Wat ging goed tijdens deze oefening?
Welke bestaande maatregel of afspraak bleek waardevol?
Welke kwetsbaarheden of knelpunten kwamen aan het licht?
Bij welke situaties ontstond de meeste twijfel of discussie?
Welke verbeteracties kunnen de weerbaarheid en crisisparaatheid vergroten?
Welke verbeteracties hebben de hoogste prioriteit?

Bevindingen
Gebruik de bevindingen om bestaande afspraken en maatregelen te beoordelen en bepaal welke verbeteracties prioriteit hebben. Leg vast wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en binnen welke termijn deze moeten worden doorgevoerd.

Vervolg binnen Risicokompas
Leg de belangrijkste bevindingen en verbeteracties vast in de Weerbaarheidsmonitor en gebruik de Maatregelenwijzer om passende maatregelen te bepalen.